Come organizzarsi per occuparsi in modo semplice e veloce di un ufficio stampa aziendale?
1) Fare una mappa delle persone “utili” in azienda: per reperire le informazioni da passare alla stampa abbiamo bisogno delle figure manageriali chiave: direttore commerciale, direttore marketing, titolare, direttore generale, ecc. Occorre fare un elenco e farlo passare tutti i mesi, chiamando o mandando email. In alternativa, le segretarie di questi manager potranno darci una mano (ma bisogna ricordarsi che non si deve mandare un comunicato o fare una news senza essersi confrontati con chi è responsabile di quel settore dell’azienda).
2) Mappare le testate e le redazioni locali: un elenco dei periodici cartacei e web della provincia può essere utile, se completo di nomi, telefoni ed email. A questo scopo occorre procurarsi sempre almeno un numero della testata o leggere qualche articolo sul web per vedere cosa è richiesto stilisticamente e in termini di quantità (così potremo mandare articoli “su misura” dietro ai quali i giornalisti non dovranno perdere tempo per adattamenti).
3) Mappare le testate e le redazioni “di settore”, nello stesso modo descritto nel punto 2.
4) Fare un elenco dei siti e portali che ospitano articoli di web marketing, comunicati, news aziendali: dedicato solo a Internet, questo elenco potrà essere utile in particolare per il lancio di nuovi prodotti ed eventi aziendali.
5) Creare un archivio di immagini adatte a essere inviate insieme ad articoli e comunicati.
6) Creare un elenco degli avvenimenti aziendali e di tutti quegli aspetti che possono portare all’emissione di un comunicato o a interesse da parte della stampa: bilanci periodici, nuovi affari, cambiamenti aziendali, risultati personali dei manager, ecc.
Se l’azienda “produce” per sua natura determinati eventi o motivi di interesse si potrebbe ritrasmettere questo elenco a tutti i manager, quadri, impiegati che potrebbero avere delle informazioni da passare alla stampa. In questo modo essi vengono sensibilizzati a collaborare con l’addetto stampa.
7) Creare una cartella stampa, ovvero raccogliere in azienda tutte le informazioni che possono essere utili per un giornalista e riorganizzarle in modo efficace per essere passate alla stampa.
8) Fissare un calendario (con le scadenze per invii e recall) delle attività che l’addetto stampa deve fare in parallelo all’elenco degli avvenimenti aziendali, e rispettarlo.
9) Stringere rapporti amichevoli con gli uffici stampa di altre aziende che sono in contatto con la nostra (fornitori, clienti, istituzioni, associazioni di categoria, ecc); anche in questo caso creare un elenco è la soluzione più pratica per non dimenticarsi di nessuno.
10) Fare un file standard per l’impaginazione della rassegna stampa: fermandoci un po’ a ragionarci, una volta stabilite le caratteristiche dell’impaginato, ogni mese (o ogni bimestre, trimestre, ecc) sarà necessario fare solo un copia incolla e non doversi fermare ogni volta a fare valutazioni di carattere estetico su tutta la rassegna stampa.
10 + 1) Aggiornare periodicamente ogni elenco e ogni contatto: i siti e i giornali chiudono ma soprattutto ne nascono di nuovi ogni giorno.
1) Fare una mappa delle persone “utili” in azienda: per reperire le informazioni da passare alla stampa abbiamo bisogno delle figure manageriali chiave: direttore commerciale, direttore marketing, titolare, direttore generale, ecc. Occorre fare un elenco e farlo passare tutti i mesi, chiamando o mandando email. In alternativa, le segretarie di questi manager potranno darci una mano (ma bisogna ricordarsi che non si deve mandare un comunicato o fare una news senza essersi confrontati con chi è responsabile di quel settore dell’azienda).
2) Mappare le testate e le redazioni locali: un elenco dei periodici cartacei e web della provincia può essere utile, se completo di nomi, telefoni ed email. A questo scopo occorre procurarsi sempre almeno un numero della testata o leggere qualche articolo sul web per vedere cosa è richiesto stilisticamente e in termini di quantità (così potremo mandare articoli “su misura” dietro ai quali i giornalisti non dovranno perdere tempo per adattamenti).
3) Mappare le testate e le redazioni “di settore”, nello stesso modo descritto nel punto 2.
4) Fare un elenco dei siti e portali che ospitano articoli di web marketing, comunicati, news aziendali: dedicato solo a Internet, questo elenco potrà essere utile in particolare per il lancio di nuovi prodotti ed eventi aziendali.
5) Creare un archivio di immagini adatte a essere inviate insieme ad articoli e comunicati.
6) Creare un elenco degli avvenimenti aziendali e di tutti quegli aspetti che possono portare all’emissione di un comunicato o a interesse da parte della stampa: bilanci periodici, nuovi affari, cambiamenti aziendali, risultati personali dei manager, ecc.
Se l’azienda “produce” per sua natura determinati eventi o motivi di interesse si potrebbe ritrasmettere questo elenco a tutti i manager, quadri, impiegati che potrebbero avere delle informazioni da passare alla stampa. In questo modo essi vengono sensibilizzati a collaborare con l’addetto stampa.
7) Creare una cartella stampa, ovvero raccogliere in azienda tutte le informazioni che possono essere utili per un giornalista e riorganizzarle in modo efficace per essere passate alla stampa.
8) Fissare un calendario (con le scadenze per invii e recall) delle attività che l’addetto stampa deve fare in parallelo all’elenco degli avvenimenti aziendali, e rispettarlo.
9) Stringere rapporti amichevoli con gli uffici stampa di altre aziende che sono in contatto con la nostra (fornitori, clienti, istituzioni, associazioni di categoria, ecc); anche in questo caso creare un elenco è la soluzione più pratica per non dimenticarsi di nessuno.
10) Fare un file standard per l’impaginazione della rassegna stampa: fermandoci un po’ a ragionarci, una volta stabilite le caratteristiche dell’impaginato, ogni mese (o ogni bimestre, trimestre, ecc) sarà necessario fare solo un copia incolla e non doversi fermare ogni volta a fare valutazioni di carattere estetico su tutta la rassegna stampa.
10 + 1) Aggiornare periodicamente ogni elenco e ogni contatto: i siti e i giornali chiudono ma soprattutto ne nascono di nuovi ogni giorno.
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